KURUMSAL YÖNETİM SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI

Bir Kurumsal Yönetim Sistemini (kısaca Kurumsal Yapı olarak da ifade edilebilir) tanımlamak ve oluşturmak için atılması gereken ana adımlardan bazıları şunlardır ;

• İş modelinin belirlenmesi, • İş modeline uygun süreçlerin tanımlanması, • İş modeline uygun örgütsel (organizasyonel) yapılanmanın sağlanması, • Süreçlerin ve iş akışlarının belirlenmesi, • İş, görev ve rol (iş ünvanı) tanımlarının yapılması, yetkinliklerinin belirlenmesi, • Çalışanların rollere atanması, • Dokümantasyon yapısının tanımlanması • Bilgi Sistemleri alt yapısı ve Kurumsal Bilgi Yönetim Sisteminin geliştirilmesi ve/veya temini, • Çalışanlara Kurumsal Bilgi Yönetim Sistemi ve süreç eğitimlerinin verilmesi.

Bu ana adımlardan yararlanarak oluşturulmuş, “Kurumsal Yapı” katmanları Şekil.1 de gösterilmiştir :

Şekil.1 Kurumsal Yönetim Sistemi (KurumsalYapı) Oluşturma ve Uygulama Modeli

Kurumsal yönetim sisteminin işletimi ve sürdürülebilirliği açısından, Şekil.1’deki model katmanlarının tanımlanması çok dikkatli yapılmalıdır. Çünkü işletim aşamasında iç katmanlar üzerinde yapılacak değişiklikler, ilgili katmanın üstünde yer alan tüm katmanlarda da değişikliğe sebep olacaktır. Dolayısıyla, eksik, hatalı tanımlanmış ve/veya güncellemeler için yeterli esneklikte olmayan iş modeline göre oluşturulacak; süreçler, organizasyon, dokümantasyon ve Bilgi Sistemleri üzerinde, ileride çok fazla değişiklik yapılması söz konusu olacaktır. Bu değişikliklerin, iş akışlarının aksaması veya durması ile işgücü kaybı ve ilave maliyet yükü gibi istenmeyen durumlara yol açma olasılığı çok yüksektir.

Kurumsal İş Modelinin belirlenmesi: paydaşların beklentilerini karşılayan, ürün, çözüm veya hizmetlerin; planlanması, uygulanması, kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi kapsamındaki, temel/ana iş süreçlerinin ve bunlar arasındaki ilişkilerin tanımlanmasıdır. Kurumun vizyonu (ülküsü), misyonu (görevi), faaliyet alanları, ürün/hizmet çeşidi ve müşterileri, güçlü ve zayıf yönleri, stratejik amaç ve hedefleri ile bu hedefleri gerçekleştirecek eylemleri (projeleri), iş modelinin temel ve alt süreçlerini tanımlama esnasında göz önünde bulundurulan bileşenlerdir. İş Modelinin Kurumda hayata geçirilebilmesi için, faaliyetler (projeler) için gerekli mali kaynakların sağlanması büyük önem taşır. Bu mali kaynaklar; gelir elde eden projelerden (faaliyet alanları içinde müşteriye ürün ve/veya hizmet sunarak), sermaye/hisse sahiplerinden ve faaliyet dışı alanlardan (faiz, kira, vb.) sağlanır. Kurumun mali kaynaklarının büyüklüğü, İş Modelinin kapsamının belirlenmesindeki en önemli etkendir. Bu nedenle, İş Modelinin oluşturulması ve etkin olarak işletilmesi için, tüm bileşenler yeterli mali kaynaklarla desteklenmelidir. Burada İş Modeli ve bileşenleri olarak belirttiğimiz hususlarla ilgili ayrıntılı çalışmalar “Stratejik Yönetim” kapsamında gerçekleştirilir.

İş modeli, süreç temelli ve grafiksel olarak gösterilebileceği gibi (Şekil.2), sadece metin olarak veya her ikisinin birleşimi şeklinde de açıklanabilir.

İş Modelinin oluşturulması için öncelikle Süreçlerin tanımlanması gereklidir. Bu amaçla; Kurumdaki ana ve alt süreçlerin diğer süreçlerle olan ilişkileri (girdi ve çıktıları), ayrıntılı süreç iş akışları, iş akışlarındaki faaliyetleri gerçekleştirecek rol ve sorumluluklar, sürecin işletimi esnasında gerekli alt yapı bileşenleri, sürecin performans göstergeleri (ölçüleri) ve ölçme kuralları, sürecin dokümanları ve saklama koşulları gibi bilgileri içeren süreç tanımlama dokümanları hazırlanır. Süreç iş akışları; alt yapı bileşenleri, sürecin performans göstergeleri (ölçüleri), vb., içeriğe sahip olmadan da, yönerge, yönetmelik, usul ve esaslar gibi değişik isimlerle ve sadece metin olarak tanımlanabilir.

Kurumun Örgütsel yapısı (Organizasyonu); müşteri beklenti ve ihtiyaçlarına en uygun çözümleri en kısa sürede sunmak hedefiyle tasarlanır. İş Modeli ve süreçler temelinde oluşturulan örgütsel yapılardaki Bölümler, ana ve/veya alt süreç iş akışlarındaki faaliyetlerden sorumludur. Dolayısıyla Kurumun süreçleri ve örgütsel yapısı genelde benzerlik gösterir.

Kurumun müşterilerine sunduğu ürün ve hizmetlerin gerçekleştirilmesi yanında, diğer tüm faaliyetlerinin de proje olarak ele alınıp yürütülmesi, İş Modeli ve örgütsel yapısının süreç temelli (işlevsel) olmasından bağımsızdır. Süreç temelli bölümlerden oluşan bir organizasyon ve proje yaşam süreci arasındaki ilişki, Şekil.3’de ön bilgi olarak sunulmuştur. Süreç iş akışları veya örgütsel yapı, sadece kişisel veya sicil temelli değil, rol (iş unvanlı) temelli olarak da işletilebilme esnekliğine sahip olmalıdır. Yani çalışanlar, birden fazla role sahip olabileceği gibi, aynı rol birden fazla çalışan için de geçerli olabilir. Bu amaçla, çalışanlara, ilgili rolün tanımlanmış yetkinliğine sahip olmaları (role ait sorumlulukları yerine getirebilmeleri) için, gerekli eğitimler sağlanmalı veya yeni işe alımlarda, ilgili yetkinliklere sahip adaylar tercih edilmelidir.

Şekil.3 Süreç temelli bir organizasyon ve proje/ürün yaşam süreci arasındaki ilişki

Kurumsal Yönetim Sisteminin uygulama araçları, Dokümanlar ve İş Uygulama Yazılımlarıdır. Çünkü, bir kurumda tanımlanmış iş akışlarının fiziksel olarak gerçekleştirilmesi; ilgili dokümanların ve/veya bilgilerin, elektronik ortamda ve/veya kağıt olarak hazırlanması ve iş akışı gereği bir sonraki ilgili Bölüme/Birime gönderilmesi suretiyle yapılır. Kurumsal dokümantasyon yapısının tanımlanması; doküman sınıfları ve aralarındaki ast üst ilişkisinin belirlenmesi ile başlar. Doküman yapısı bir piramit gibi düşünülür ve en tepede kurumun kendisini genel olarak tanımlayan üst dokümanı (Kalite/Entegre Yönetim Sistemi Kitabı, vb.) yer alır. Yapı içinde aşağılara inildikçe sırayla; politika ve strateji, prosedür, yönetmelik (yönerge, usul ve esaslar), süreç tanımlama, rehber, talimat, form, fatura, sevk belgesi, satınalma sipariş emri, vb. dokümanlar bulunur.

Dokümantasyon yapısı kapsamındaki tüm doküman şablonları, ortak bir “kurumsal kimlik” yansıtacak şekilde oluşturulmalı ve dokümanların tanımlanma (doküman kodlaması dahil), yayımlanma, ulaşılma, saklanma, korunma ve imha edilmesine ilişkin esaslar açıklanmalıdır. “Doküman” kapsamına alınamayan elektronik ortamdaki bilgi bileşenleri “veri” kapsamında olup, yazılım kodları ve veri tabanlarının içeriği buna örnektir. Veriler; veri tabanı araçları ve iş uygulama yazılımları tarafından ve bunların işlenmesine, düzenlenmesine, kullanımına ilişkin dokümanlara (prosedürler, yönergeler, tasarım gerekleri dokümanları, kullanıcı kılavuzları, yedekleme talimatları, vb.) göre kontrol edilir.

Burada “Bilgi Sistemleri” ifadesi ile anlatılmak istenen; ilgili süreç iş akışlarının kağıt ve elle yapılan işlemlerle değil, günümüz bilgi teknolojilerinin sağladığı olanaklarla, bilgisayar ortamında, daha hızlı, daha güvenli ve elektronik olarak yapılabilmesi için oluşturulan araçlardır. Bu araçlar, iş uygulama yazılımları ile ağ alt yapısının donanımsal ve yazılımsal bileşenleridir. Kurumsal bilgi ve doküman akışını sağlamak ve/veya yönetmek amacıyla, kurum içinde tasarlanmış ve/veya geliştirilmiş ya da kurum dışından temin edilmiş iş uygulama yazılımlarının tümü “Kurumsal Bilgi Sistemleri” veya “Kurumsal Bilgi Yönetim Sistemi (KBYS)” olarak adlandırılır. KBYS genel olarak, veri tabanı yönetim sistemleri ve işletim sistemleri ile bütünleşik çalışan “iş uygulama yazılımları”ndan (Şekil.4) oluşur.

Şekil.4 İş Uygulama Yazılımları

Bilgi Sistemleri ağ alt yapısının kurulması öncesinde; ağ üzerinden akacak bilgi büyüklüğü (band genişliği veya kapasiteyi ortaya çıkarır), ağın güvenlik seviyesi ile ağ bileşenlerinin ve giriş çıkış güvenliğinin buna uygun olarak belirlenmesi, kullanıcı sayısı, yerleri, yetkileri ve iş uygulama yazılımlarını kullanma süreleri, işletim sistemi ve veri tabanı yönetim sisteminin belirlenmesi, vb., hususların kesinleştirilmesi gereklidir.

Çalışanlara, rol ve sorumluluklarını etkin olarak yerine getirebilmeleri amacıyla, Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Bilgi Yönetim Sistemini oluşturan İş Uygulama Yazılımları hakkında ayrıntılı eğitimler sağlanmalıdır. Yeni işe alınmış çalışanlar için işe uyumu kolaylaştıracak ve hızlandıracak eğitimlere öncelik verilmelidir. Mevcut çalışanların yetkinliklerini geliştirmek amacıyla eğitim planları hazırlanmalı ve buna uyulmalıdır. Nitelikli işgücünün bir kurumun en önemli kaynağı olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.

Sonuç olarak: Günümüzün zorlu rekabet ortamında, rekabette üstünlük sağlamak için ; • yeni ürünler / hizmetler geliştirmek, • ürün / hizmet kalitesini yükseltmek, • maliyetleri düşürmek, • ürünü / hizmeti pazara (müşteriye) en kısa sürede çıkarmak (sunmak),

en önemli iş hedefleri haline gelmiştir. Fakat rekabette üstünlüğü sağlayacak ve ayakta kalacak kurumlar; bu iş hedeflerini anlık veya dönemlik değil, her zaman ve sürdürebilir olarak gerçekleştirmek amacıyla “Kurumsal Yapı”larını kurmuş olanlar, olacaktır.