Bireysel gereklilikten toplumsal mecburiyete bilgi yönetimi

Bilişimin insan ve şehir hayatında etkisi gittikçe artıyor. Kısa süre öncesine kadar iletişim ve bilişim olanakları olmamasına karşılık devam eden yaşantımız, artık, bilişim bağımlısı bir duruma dönüştü. İnternet bağlantısının kesilmesi, bir kuruluşun tüm ticaretinin durmasına, bir baz istasyonun çökmesi, bölgesel bir çok sıkıntının yaşanmasına sebep olabilmektedir. Birey düzeyinde başlayan bilişim macerası, kitlelerin yaygın kullanımı, teknolojik çeşitlenme ve Pazar talebi ile toplumsal bir devrime dönüşmüştür. İhtiyaç yapısı, çalışma modelleri, pazarı yönlendirici sektörler tamamen değişmiştir.

Değişimin anahtarları; 

• Postmodern yaşam tarzı,
• Küresel tekil kültür baskısı,
• Alım gücünün artışı,
• Teknolojik çözümlerin artışı,
• İletişim çözümlerindeki çeşitlenme,
• İş süreçlerindeki etkinliği arttıracak teknolojik çözümler,
• Mobil uygulamaların yaygınlaşması

Toplumsal kabuller E-devlet uygulamaları, mobil iş çözümleri ve kişisel iletişim isteği. İnsanlar, bireysel düzeyde herkesle, bilgi kaynakları ile çözüm odakları ile iletişim içinde olmak istiyorlar. Elde ettikleri verilerin çözümü için uygulamalar geliştiriyor ve kullanıyorlar. En küçük işletmeden, uluslararası kuruluşlara kadar, teknolojik bağımlılıktan kurtulma şansı kalmamıştır. Bir balıkçının balık sürülerini, miktar ve ölçülerine kadar bilmesi, bir doktorun teşhis yeteneklerinin kullandığı cihazlara bağımlı olması, çok daha korkunç bir gerçeği ortaya koymaktadır. Bu teknolojiye sahip olmayan toplumlarının varlıklarını sürdürmede, sahip olanlara bağımlılığı kaçınılmazdır.

Bireysel gelişimin artması, toplumsal bir yaşam tarzına dönüşmekte, bu ise, çözümlerin, toplumun gereksinimlerine uygun olarak sunulmasını sağlamaktadır. Bir belediye, hizmetin sanal ortam üzerinden vermesi, hizmet kalitesinin artması ve finansal kazancı ortaya çıkarmaktadır. Beraberinde, yetkin personel, altyapı oluşturulması, yaygın ve etkin hizmet sağlayıcılar ve sürdürülebilirliğe yönelik tedbirlerin oluşturulması gerekmektedir. Hizmet alan ve veren tarafların ortak kazancı olan bu ortamdan artık geri dönüş görülmemektedir. Artık toplum olarak, sanal ortamda kazanacak, sanal ortamda biriktirecek, sanal ortamda harcayacak, hatta sanal ortamda yaşayacağız.

Teknolojik bağımlılıkta ihtiyaç ağı

Teknolojik bağımlılık, bireysel iş yapma veya bireysel eğlence aracı olmaktan uyum gerektiren, bir ağ üyeliğine geçmiştir. Sosyal paylaşımlar ve kurumsal kaynak planlama yazılımları tek başına çalıştırılmak ve kullanılmak üzere tasarlanmamıştır. Bu ağlardan birine özel veya iş amaçlı üye olmanız durumunda, üyeliğiniz, diğer tarafların (üyelerin, ağ yöneticilerinin ve hizmet sağlayıcıların) katılımı, uyumu ve sürdürmesi ile anlamlıdır. Söz konusu olgu, bir yönetiminin varlığını zorunlu kılmaktadır. Bir sistem, yöneticisi, bunu kuran ve işleten kuruluşlar. Meteoroloji, afet yönetimi, telekomünikasyon, bankacılık, sigorta sektörü, sağlık bakanlığı, enerji sektörü, regülasyon kurumları, borsalar… Bu ve sayısını arttırabileceğimiz benzer kuruluşların eş güdüm içinde çalışmaması, bir diğerinin de etkilenmesine sebep olmaktadır.

İnternet erişimindeki aksaklığın finansal akışı bozması, borsa değerinin
etkilenmesi, müşteri kayıpları ve yüklü tazminatlara yol açması buna örnek olarak verilebilir. Etki alanı içinde veya ilişkisindeki tüm kuruluşlar bu risklerden etkilenmektedir. Yeni sistem içinde devlet ve özel sektör karşıt veya birbirine alternatif tarafları oluşturmamaktadır. Birbirini bütünleyen, her hangi biri, herhangi diğerini çeken veya iten bir ilişkileri vardır. Geçmişte, tüm hizmet zincirini kendi bünyesinde tamamlayan devlet kurumları, günümüzde hizmet sağlayıcıları olmadığı takdirde bu işlevi sağlamaları ve geliştirmeleri imkânı kalmamıştır.

Teknolojik gelişim ve yasal gereklilikler

Yasa yapıcı, günümüzde, teknolojik altyapı olmaksızın yasaları uygulayıcı haline dönüşemeyecektir. Bu ilerleme, henüz yeterli etkileşime sahip olmamakla birlikte bütünleşik bir modele dönüşmesi kaçınılmazdır. Yasal kurallar, gerçek istenen hedefin, güvenli sürüş gerçekleşmesi için oluşturulmuştur. Buna karşılık uygulama, koşulları ve kuralları sabit olarak gördüğümüzde birbiri ile çelişen gerçekleri de göz önüne sermektedir. Örnek vermek gerekirse; Bir sürücü tarafından aracın kullanımı için teknik ve yasal kurallar vardır. Hız limitleri, alkollü araç kullanımı, yük taşıma sınırları, bakım ve aracın sağlıklı olması, sürücünün uyku durumu gibi tanımlı sınırlar, aslında kişi, koşullar ve çevresel faktörlerin etkisi değiştikçe değişmeli, bu değişim yasal düzenlemelerle uyum olmalı, düzenlemenin kabul etmediği sınırlara geçilmesi durumunda ilgili yaptırımlar devreye girmeli hatta sınırın geçilmesine teknoloji müsaade etmemelidir. Göz önüne alınabilecek etkenlerin bazıları aşağıdadır;

• Sürücü koltuğuna oturan kişinin mental özellikleri (belirli miktar alkol almış olması, yorgunluğu),
• Sürücünün önceki sürüşlerdeki başarımı (geçmişteki kaza oranı, karar verme hızı, tecrübesi gibi),
• Yol alınacak güzergâhın hava durumu (yağış, görüş ve durma mesafesindeki değişimler gibi),
• Yol durumu (yolun malzemesi, onarım durumu, buzlanma durumu),
• Aracın bakım durumu (periyodik bakımlarının yapılma durumu, tekerleklerin yıpranma durumu, hatta o hava durumuna uygun olup olmadığı gibi),

Aracın markası, teknik özellikleri ve yeterlilikleri Bu değişkenlerin yasal sınırlamalarla çapraz ilişkisi kurulabilmelidir. Kullanıcı, değişen koşullar doğrultusunda değişen yetkilere sahip olmalıdır. Dinçlik durumuna, aracın yeteneklerine ve hava koşullarına göre artan ve azalan sınırlar arasında sürüş sağlanabilmelidir. Hız limit değeri, mevcut durumda, sürücünün yorgun, araç bakımının yapılmamış, yolun kayganlığı fazla, yük durumunun fazla ve taşınan malzemenin tehlikeli olduğu durum ile tersi durumlar arasında fark etmemektedir. Çünkü yasal gereklilikler, sınırlamalar ile diğer toplumsal gerçekler arasında (yeterli) bir bağ henüz kurulmamıştır. Gelecek, yasal düzenlemelerin daha esnek, daha kullanışlı ve daha insan güvenliğini arttırıcı şekilde bir etkileşim içerisinde uygulanmasını imkân sağlayacaktır.

Sistem gereksinimi

Teknolojik gelişimin toplum üzerindeki faydaları yönetilebilir olduğu sürece fayda üretecektir. Kontrolden çıkmış açıkların oluştuğu yapı bedeli çok yüksek sonuçlara yol açacaktır. Tabii bir afet, bir güvenlik açığı, bir arıza, bir kapasite sorunu sistemin çökmesine yol açacaktır.

Aynı şekilde yanlış teknolojik yatırımlar veya birbirine eklemlenmesi hedeflenen parçaların birbirini bütünlememesi, yeni teknolojik çöplüklerin doğmasına ve yüksek maliyetlerin topluma ödetilmesi anlamını taşımaktadır. Bir şehrin sinyalizasyon sistemi konusundaki yatırım düşüncesi; uygun bir hedef, doğru politikaların belirlenmesi, yapım ve işletim maliyetlerinin belirlenmesi, projenin fazlandırılması ve birlikte çalışacağı diğer sistemlerle uyumu belirlendikten sonra olgunlaştırılabilir. Bu süreç, yeni, alışılmamış ve dev organizasyonların çıkmasına, regülasyonların hazırlanmasına, yeni pazarlarda, yeni rekabet koşullarının oluşturulmasını zorunlu kılacaktır. İnsan yetenekleri ve yönetim modelleri başarının anahtarı olacaktır. Bilinen modeller gelişecek, sürekli gelişim, verimlilik, yenilikçilik ve sürdürülebilirlik yeni yapının vazgeçilmez temel değerleri olacaktır.

Şehirler ve sistemler

Şehirler, fiziksel özellikler, gelişmişlikleri, alt yapısı ve mimari özelliklerinin yanısıra, yönetim modelleri ve uygulama başarıları ile de farklılaşacak. Dev yönetim modelleri, sürdürülebilir bir çalışma modeli yaşatması gereklidir. Örneğin; olası bir deprem ile İGDAŞ’ın İstanbul’daki doğalgaz şebekesini yönetmesi, açması, kapatması, boşaltması, yeniden açması ve riskli olanları tespit etmesi, söz konusu hizmeti çok kısa bir sürede vermesi ciddi bir yönetim modelini gerektirmektedir. Bu yönetim modeli, vatandaşın güvenliğinden hizmet bütünlüğüne birçok toplumsal gerekliliğin güvence altına alınmasını sağlamalıdır. Yeraltı sularının miktarı ve bu suların kirlenme oranının izlenmesi, yasal ve tıbbi gerekler doğrultusunda gerekli müdahalelerin yapılması birçok disiplinin birlikte uygulanmasını gerektirmektedir. Ölçme sistemi, sağlık gerekleri, doğal hayatın kirlenmesi, teknolojik değerlendirme birimleri ve kontrol yapısının oluşturulması gibi, her biri teknik, sosyal ve yasal bilgi birikimi gerektiren disiplinler buna örnek olarak gösterilebilir. Modern şehirlerin yönetim sistemleri, bir yönetim modelinin veya birkaç yönetim modelinin birlikte uygulandığı bir sistem olması söz konusu olamaz. Mevcut yönetim sistemleri tam veya kısmi kullanılabilecek bir girdi oluşturabilirler, buna karşılık uygulama, şehrin gereklilikleri ve hedefleriyle doğrudan ilişkilidir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi, OHSAS 18001 İş Güvenliği Yönetim Sistemi gibi alışılmış yönetim sistemi yaklaşımlarının yanına günümüzdeki ihtiyaçlar doğrultusunda yenileri eklenmiştir. ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Yönetim Sistemi, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi, ISO 26000 Sosyal Sorumluluk Yönetim Sistemi, ISO 31000 Risk Yönetim Sistemi standardı gibi birçok yaklaşımın kullanımına başlanılmıştır. Akıllı şehirlerin tüm yönetim sistemlerini uygulaması, başarıyı sağlamayacaktır. Başarım, gerçek ihtiyaçların gerektirdiği model veya modelleri tam veya uykun disiplinin kısmi uygulanması ile gerçekleşebilecektir.

Bütünleşik Modellere Doğru

Şehirler, işletmelerin karmaşıklık dereceleri arttıkça tercih ettikleri gibi, standart ve hazır modellerden daha çok, kendi önceliklerine uygun bütünleşik bir modeli hayata geçirmeyi tercih etmektedirler. Bunun uygulama şekli ve derinliği, ihtiyaçlar, kaynaklar ve kabiliyetlerle ilişkilidir. Birçok kuruluş, GRC (Governance, Risk Management, Compliance – Yönetişim, Risk yönetimi, Uyum) tarzı bütünleştirmeye açık sistemleri kullanabilmektedir. Hâlihazırda kullanılan modellerin, yönetim yapıları, risk yönetimleri ve yasal gereksinimleri belirli hassasiyetler göz önüne alınarak bir araya getirilmekte, ortak yönetim, risklerin ortak yapı içinde izlenmesi, değerlendirilmesi ve yönetilmesi ve yasal gerekliliklerin ortak takibi ve yerine getirilmesi sağlanmaktadır. Bu yaklaşım, başarımın artmasına, yönetsel maliyetlerin düşmesine yol açmaktadır.

Örneğin; tabii bir afet, can güvenliğinin yanı sıra, çevresel riskleri, bilgi güvenliğini, iş sürekliliğini ve hizmetlerin yerine getirilmemesine yol açabilmektedir. Birbiri ile alakasız gibi görünen bu konuların gerçekte bir sorunun çoklanmış paydaşlarıdır. Oluşumu sonrasında ne kadar erken ve etkin çözüm oluşturulursa, kayıplar o denli az olacaktır.

Akıllı şehirlerin, yönetimleri, bu sebeple, etkin bir strateji yönetimi yapmalı, riskler doğrultusunda, gerekli yönetim modellerinden ilgili disiplinleri çalışma programlarına dahil etmelidirler. Akıllı şehirleri yönetecek kadrolar, bu gereksinimden dolayı daha çok, teknik yeterliliğe sahip olan kişiler olacaktır.

Bütünleşik modellerin riskleri

Çok sayıda faydasının yanı sıra bütünleşik modeller, beraberlerinde bazı riskleri de getirmektedir. Bu risklerin başında, veri ve bilgi bütünlüğünün, doğruluğunun sağlanması, veri elde etme, işleme ve kontrol etme işlemlerinin güvence altına alınmasıdır. Bazı durumlarda güvence altına alınması tek bir kişi veya birim düzeyinde yetkilendirmeden vazgeçip, bu işlemlerin ayrı kişi veya birimler tarafından yapılmasını sağlamaktır. Bir terör saldırısında, tek nokta hedef haline gelmekte, örneğin metro işletmesinin, su dağıtımının, şehir aydınlatmasının yönetilmesi bu kapsamda değerlendirilebilir. Yönetsel sürekliliğin olmaması veya tehdit altında olması sürdürülebilir bir yapı oluşmasını engellemektedir. Belediye seçimlerinin yönetimi değiştirmesi, kamu yetkililerinin tayini veya tedarikçi değişimleri, iyi kurgulanmayan bir yapıda kesintiye, iptale yol açabilmektedir. Bir diğer tehdit sürekli değişiklik talebidir. İyi hazırlamama veya hedefe odaklanmamadan kaynaklanan bu sorunlar çalışanların yönetim sistemine olan güvenlerini azaltır.

Başarılı uygulamanın anahtarları

Yapının büyümesi, risklerin çeşitlenmesine karşılık geleceğin akıllı şehirlerinin yönetimi, geleceğin akıllı kuruluşların yönetiminden farklı olmayacak. Başarıya ulaşmak, bazı temel prensiplerin sağlıklı hayata geçirilmesi ile sağlanabilecektir;
• Üst yönetimin desteklemediği bir yönetim sisteminin başarılı olma ihtimali yoktur. Üst yönetim, katılımı, kaynak ayırması ve yönetim araçlarını etkin kullanması ile desteğini hissettirmelidir.
• Bilhassa kamu kesiminden kaynaklanabilecek siyasi yaklaşımlar, halkın gerçek ihtiyaçları göz önüne alınarak, kişisel veya bir kesimin önceliklerinin öne çıkmasından kaçınılmalıdır.
• İyi bir proje yönetimi, iyi bir risk çalışması, iyi bir kaynak planlaması yapılmalıdır. Yapılacak çalışmanın kurulum ve işletim kaynakları ve koşulları baştan belirlenmelidir.
• Alternatifler karşılaştırılmalı, sonuca gidecek en faydalı içerik program içine alınmalıdır.
• Yapıyormuş gibi yapmak, sadece yönetim sisteminin başarısızlığına yol açmaz. Daha sonra yönetim tarafından gelecek öneri ve uygulamalara olan güveni de sarsar. Kesinlikle “yapıyormuş gibi yapma” yaklaşımından kaçınılmalıdır.
• Farkındalılığın tüm çalışanlarda oluşması sağlanmalıdır. Farkındalılığın oluşması, sadece bir anlatım ile sağlanamaz. Yönetim ve proje gurubu, farkındalılığın organizasyonda oluşturulması sürecini tasarlamalı, uygulamalı, ölçmeli ve geliştirmelidir.
• Büyük organizasyonlardaki büyük projeler, bazen üst yönetimin bazen de çalışanların sabrını tüketecek deneme yanılmaları gerektirebilir. Bu sebeple, kaynakların ve moral değerlerinin verimli kullanılabilmesi için, bir pilot proje yapmak, oluşturulan modelin yaygınlaştırılması, çoğu zaman başarılı sonuçlara yol açmaktadır.
Bu anahtar yaklaşımlar arttırılabilir. Fakat her sorunun çözümü içinde barındırmasında olduğu gibi, durum, koşullar ve kaynaklar göz önüne alınarak farklılıklar belirginleştirilmeli, öncelikler belirlenmelidir.

Sonuç

Gelecek, dünden çok daha hızlı bir değişime açıktır. Bu değişim, teknolojinin insan ve toplum üzerindeki etkisini arttıracak, şehirler kapalı devre bir oyun sistemine benzeyecektir. İhtiyaçları planlanabilen, riskleri değerlendirilebilen, kaynakların daha etkin kullanıldığı bu şehirlerde, yönetim sistemleri de farklılaşacaktır. Daha açık, daha teknik olacak yapının teknolojik bir felakete dönüşmemesi için şehre uygun bir yönetim modeli belirlenmeli, uygulanmalı, ölçülmeli ve yönetilmelidir.

Kaynak
1. Denetik Belgelendirme Piyasa Gelişim Raporu Eylül 2011, www.denetik.com 2. Denetik Belgelendirme Piyasa Gelişim Raporu Şubat 2012, www.denetik.com 3. Denetik Belgelendirme Piyasa Gelişim Raporu Nisan 2012, www.denetik.com